TeamWox Стандартная версия

В состав системы входят следующие модули:

1. Отдел кадров:

В этом модуле отображается вся информация о Ваших сотрудниках. Здесь Вы найдете личные данные, адреса, контакты (мессенджеры, электронные адреса, телефоны) и информацию о работе человека в компании. Для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Когда Вам или Вашему Отделу Кадров понадобятся эти документы, Вы непременно найдете их в TeamWox.

Здесь же ведется учет рабочего времени Ваших сотрудников. Теперь Вы сможете быстро определить, кто из работников Вашей компании работает больше, а кто – меньше всех. В этом модуле также отображается структура Вашей компании. Зачастую даже поверхностный анализ позволяет определить дублирование функций и неэффективность организационной структуры. С помощью TeamWox Вы всегда сможете быстро оценить свою компанию.

2. Задания:

Этот модуль позволяет оперативно отдавать распоряжения своим сотрудникам и контролировать их исполнение. Появилась проблема? Ставьте задачу, назначайте ответственных и следите за исполнением. В заданиях можно вести различные обсуждения, публиковать картинки, аудио- и видеофайлы. Все это позволит быстрее и лучше решить возникшую проблему.
В отличие от привычных средств связи (электронной почты, телефона, интернет-мессенджеров), у заданий в TeamWox есть еще одно преимущество при решении производственных проблем. Поговорив с коллегой по телефону и решив какую-либо проблему, для восстановления всех деталей беседы Вы могли полагаться лишь на свою память. А могли и не вспомнить их. Электронная почта и интернет-мессенджеры хранят историю обсуждения, но она очень разрозненная, и ее поиски занимают много времени.

Задания в TeamWox лишены этого недостатка. Закрыв задание, Вы всегда сможете найти его в архиве и просмотреть все подробности: кто участвовал в дискуссии, как она проходила, какое решение было принято. А при необходимости Вы сможете заново поднять этот вопрос.

Автоматическая система отчетов по заданиям позволит Вам оценить производительность Ваших сотрудников. Вы всегда будете знать, кто больше всех старается и чья работа вносит наибольший вклад в общее дело компании. С отчетом по заданиям анализ производительности сотрудников станет намного проще и быстрее. Теперь Вы будете точно знать, кого стоит премировать, а кого - стимулировать.

3. Документооборот:

Этот раздел предназначен для выстраивания эффективной работы с документами. Здесь Вы можете хранить в электронном виде абсолютно любые документы: договоры, акты, отсканированные изображения и т.п.

Благодаря поддержке версионности и системе визирования, в TeamWox возможна групповая работа с документами. Ваш сотрудник создал документ и поставил его Вам на подпись, а Вы внесли поправки и отправили ему на доработку. Все это можно повторять до тех пор, пока Вы не сочтете документ завершенным и не поставите на нем "электронную подпись". Важной особенностью системы групповой работы TeamWox является то, что Вы всегда работаете с последней версией. В то же время все предыдущие редакции документа также хранятся в системе.

Все пришедшие по электронной почте, приложенные к заданию или сообщению в форуме документы можно также сохранять в этом модуле. И наоборот, документ из этого раздела можно сразу же отослать письмом, приложить к заданию или выложить на форуме. Кроме того, документы могут быть ассоциированы с любым клиентом или контактным лицом. И в будущем Вы всегда найдете этот документ и сможете ознакомиться с ним. Автоматизация документооборота с TeamWox - это возможность избавиться от кипы бумаг, кучи различных версий документов на различных компьютерах и бюрократии в Вашей компании.

4. Почта:

Электронная почта стала настолько популярна, что мы уже не представляем без нее корпоративной жизни. Наверное, это самый предпочтительный способ связи с клиентами и поставщиками. В TeamWox Вы также найдете почтовый модуль, но теперь он связан со всей системой! При групповой работе это – совсем не лишнее свойство.

Как и в любом почтовом агенте (например, MS Outlook Express), в системе групповой работы TeamWox Вы можете заводить любые аккаунты и получать почту сразу на несколько адресов. Здесь же можно настроить фильтры, которые помогут Вам автоматически сортировать письма. Но это не главное.

В TeamWox у каждого пользователя системы также имеетсяслужебный ящик. В нем он получает письма, которые на него назначили другие сотрудники. К примеру, для решения проблемы клиента Вам необходима консультация конкретного сотрудника. Теперь Вы не пересылаете ему письмо, а просто назначаете его, как Задание. И у Вас появляется возможность видеть, что и в какой форме Ваш специалист ответил клиенту. Или Вы можете подискутировать со специалистом и лишь потом отправить письмо клиенту. По мере необходимости Вы сможете назначить это письмо и на других сотрудников или даже отделы Вашей компании. Но все это будет храниться не на разных компьютерах, а в одном месте - в TeamWox.

Объединение почтового агента и системы групповой работы дает еще одно преимущество. Прямо из системы Вы можете вложить в письмо любой файл, хранящийся в разделе "Документы". При этом, благодаря продвинутой системе документооборота, Вы можете забыть о популярной проблеме под названием «это не последняя версия».

И наконец, самое важное – вся переписка с клиентом автоматически попадает в разделы "Клиенты" и "Контакты". Помните, Вы назначили письмо клиента Вашему специалисту? Зайдя в раздел "Клиенты", Вы быстро найдете эту переписку с конкретным клиентом и сможете оценить работу Ваших сотрудников. Почта в TeamWox - это новый этап в развитии Вашего общения с клиентами и коллегами.

5. Клиенты и контакты:

База данных всех клиентов и контактных лиц, конечно же, важна. Всегда удобно иметь под рукой конкретные контактные данные: телефоны, адреса, факсы и прочее. Но также не помешало бы еще иметь все документы, связанные с контрагентом, и другую пояснительную информацию. И с TeamWox у Вас это будет!

В этом разделе Вы сможете вести детальную базу данных по всем клиентам и поставщикам: адреса, телефоны, контактные лица. Также Вы сможете хранить здесь все документы, электронные письма и обсуждения, связанные с конкретным клиентом. В TeamWox Вы сможете в любой момент найти всю историю Ваших взаимоотношений с клиентом.

Разумеется, база клиентов имеет настройки доступа. К примеру, Вы сможете назначить на работу с VIP-клиентами только опытных менеджеров. При этом остальные работники не будут даже знать о существовании особо важных клиентов. Имея систему групповой работы TeamWox, Вы можете не опасаться, что с увольнением кого-нибудь из сотрудников Вы потеряете контакт с клиентом. Более того, вся история по всем клиентам также останется у Вас.

И самое важное - вся Ваша компания будет работать с единой базой клиентов. Как Вы ведете дела со своими клиентами сегодня? За договоры с ними отвечает один отдел, за поддержку – другой, за продажи - третий? И каждый отдел имеет свою базу данных клиентов, свою историю взаимоотношений с ними и свои отчеты? Левая рука Вашей компании не знает, что делает правая? Забудьте об этом.

Система групповой работы TeamWox – это возможность сконцентрировать информацию о клиентах в одном месте и улучшить работу компании. Больше не будет нескольких баз данных и непоследовательной политики по отношению к клиенту. Теперь Вы сможете получать единые, более полные отчеты по клиентской базе. С TeamWox эта информация будет у Вас всегда под рукой.

Автоматические отчеты по клиентам позволят Вам мгновенно узнать о текущем положении дел. Вы сразу же будете знать, сколько новых клиентов у Вас появилось в этом месяце и кто из Ваших менеджеров привел больше всего клиентов, какие клиенты решили отказаться от Ваших услуг и кто из Ваших сотрудников допустил такое. Для сбора такой информации больше не понадобится обращаться в отделы, терпеть задержки и саботаж сотрудников. Все это происходит автоматически и мгновенно появляется на Вашем экране!

6. Форум:

Зачастую в компаниях "хромает" внутренняя политика. Подчиненные не всегда знают, что именно и почему делает их руководство, как и в каком направление движется компания. Форум системы групповой работы TeamWox - это наиболее удобное место для внутреннего PR, которое позволит донести новости и политику компании до каждого сотрудника.
Знать, о чем думают, чем живут и увлекаются Ваши сотрудники, также немаловажно. На форуме Вы найдете эту информацию и получите так называемую «обратную связь». Именно здесь Вы сможете лучше узнать свой коллектив, вовремя выявить потенциальные проблемы и ликвидировать их.

Форум в TeamWox может также стать отличной заменой традиционным многочасовым совещаниям. Вы сможете создать отдельный раздел и устраивать в нем обсуждения только среди тех, кто действительно нужен для решения вопроса. Остальные сотрудники не будут знать об этих тайных совещаниях. При помощи Форума TeamWox Вы сможете найти оптимальное решение проблемы, но при этом не будете отрывать людей от их повседневной работы на несколько часов.

7. Поисковая система:

Хранение, быстрый поиск и доступ к информации - одна из важнейших задач современных компаний. Только представьте, сколько времени теряют сейчас Ваши сотрудники, чтобы отыскать договоры и допсоглашения с Вашим клиентом за последние три года. Эта проблема привела к появлению дорогостоящих корпоративных поисковых систем. В TeamWox встроена подобная система, и она поставляется совершенно бесплатно.

Поиск информации в системе ведется сразу по всем базам данных. С помощью встроенного поиска TeamWox Вы сможете быстро отыскать требуемый документ, письмо, задание, клиента или обсуждение на Форуме. В этой системе реализована функция морфологического поиска. То есть Вы вводите одно слово, а система сама ищет все его вариации. Например, по слову «рынок» система осуществит поиск и по словам «рыночный», «рынки» и так далее.

Разумеется, расширенный поиск тоже имеется. Вы можете задать различные временные рамки для поиска, искать по автору документа или сообщения, а также по назначенным сотрудникам. Подобная система фильтрации позволит резко сузить поле поиска и сэкономить Ваше время.

C TeamWox Вы сможете быстро отыскать любую потребовавшуюся Вам информацию. При этом Вам не потребуется отвлекать от работы коллег и подчиненных.

8. Система отчетов:

Управление любой компанией невозможно без точных и достоверных данных о текущем состоянии дел. Вся эта информация поставляется руководству в виде отчетов. Обычно, чтобы получить какой-либо отчет, Вы даете поручение, и ваш сотрудник тратит некоторое время на его подготовку. Его коллега из соседнего отдела также теряет время для подготовки другого отчета. И часто бывает, что отчеты разных отделов просто несравнимы и не позволяют легко представить общую картину.

К счастью, это не относится к отчетам в TeamWox. Во-первых, они автоматические, и для их получения Вам не придется отрывать подчиненного от работы. Во-вторых, являясь частью одной системы, они хорошо взаимосвязаны. В-третьих, сконцентрировав всю информацию в одной системе, Вы сможете получить общий отчет по всей компании. В-четвертых, за счет автоматизации отчет в TeamWox всегда актуален. Когда бы Вы ни открыли отчет, он покажет самую свежую и достоверную информацию.

В системе групповой работы TeamWox Вы найдете множество разнообразных отчетов, начиная с посещаемости сотрудников и заканчивая их производительностью при работе с клиентами. Кроме того, имеются отчеты по клиентской базе, которые можно использовать в маркетинговых целях и планировании. Отчетная система TeamWox – это новый способ работы с фактической информацией, более быстрый, удобный и автоматический.

9. Онлайн-консультант:

Во многих компаниях доступ к внешним интернет-мессенджерам сотрудникам заказан. Как из соображений безопасности, так и из желания руководства направить энергию персонала в нужное русло. Действительно, это очень веские доводы – через ICQ можно случайно слить какой-нибудь «секрет фирмы», а время, которое тратят сотрудники на общение на внерабочие темы – ох, лучше его не считать.

В системе групповой работы TeamWox есть чат, решающий эти проблемы. С его помощью сотрудники компании смогут безопасно общаться между собой. А вы будете уверены, что конфиденциальная информация не покинет пределы компании, ведь все сообщения шифруются. Чат в системе TeamWox вдобавок ко всему может выполнять функции онлайн-консультанта. То есть с его помощью сотрудники компании смогут общаться с клиентами и внешними организациями. Поскольку все сообщения логируются, то информация автоматически сохраняется в истории взаимоотношений с контактом. В дальнейшем отыскать её, освежив детали беседы, не составит труда.

10. Сервисдеск:

Это инструмент постановки, планирования и контроля задач. Работа в нём осуществляется по специально созданным группам обслуживания, в которые включаются сотрудники ответственные за тот или иной проект (продукт). В каждой группе могут быть созданы различные категории заявок по типу, важности и т.д., а также различные продукты, обслуживание которых в ней происходит.

От модуля «Задания» Сервисдеск (или техподдержка) отличается в первую очередь более жесткой регламентацией выполнения задач. В «Заданиях» вполне допустима работа в свободной форме, здесь же имеет место более формализованный контроль над процессом. Если «Задания» нацелены на быстрый оборот информации внутри компании, то «Сервисдеск» направлен на устранение различного рода проблем и решение ответственных задач. Всё это происходит под строгим контролем со стороны модераторов. Причём именно подобный контроль над процессом даёт возможность быстро и качественно решать как проблемы, возникающие внутри компании, так и проблемы внешних организаций/клиентов. Последнее достигается благодаря интеграции с внешними веб-сайтами.

Записи всех бесед в техподдержке попадают в систему TeamWox и приписываются к тем или иным клиентам/организациям. Сами же клиенты имеют возможность непосредственно участвовать в диалоге со службой поддержки и наблюдать за ходом расcмотрения данной службой его заявки. Благодаря этим возможностям модуль "Сервисдеск" является незаменимым инструментом для службы поддержки клиентов в любой компании.

11. Расчёты и Банк:

Довольно часто руководитель хочет бегло ознакомиться с денежными потоками своего предприятия, не вдаваясь в финансовую заумь и чересчур подробную бухгалтерию. Модуль «Расчёты» создан именно для этого. Данная система для выставления счетов и регистрации их оплаты является верным помощником руководителя в финансовых вопросах. Её можно назвать учетом с человеческим лицом. Она предназначена для ведения информации по всем денежным операциям компании. Для каждого проекта создаётся своя книга, в которой происходит распределение денежных операций. Таким образом, руководитель может оперативно получать информацию о состоянии расчетов с контрагентами. Существует возможность вывести отчеты по организациям, клиентам и продуктам. Благодаря тому, что «Расчеты» интегрированы в модуль «Организации», это проще простого.

Есть в модуле «Расчеты» еще одна полезная особенность – так называемая «периодичность». Практически у каждой компании есть счета, которые необходимо регулярно выставлять клиентам - ежедневно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Теперь достаточно указать нужную вам периодичность в детальной части счета, и при наступлении «часа X» он сам будет изменяться. Вместо того чтобы создавать всякий раз новый счёт, сделайте один, настройте необходимую периодичность и забудьте об этом.

Для автоматизации самих Расчетов разработан новый модуль "Банк". Его задачей является организация взаимодействия с различными банковскими и платежными системами. Он связывается с одним или несколькими банками и виртуальными платежными системами (WebMoney, PayPal и др.) выкачивает все платежи с указанных счетов и автоматически распознаёт их. Функционально «Банк» тесно связан с «Расчетами» и позволяет настраивать правила маршрутизации полученных транзакций. Это приводит к тому, что транзакции привязываются к нужным платежам и организациям автоматически.

Для бухгалтерии это означает, что теперь не нужно ежедневно ездить в банк за выписками, следить за движением по расчетным счетам и регулярно проверять банк-клиент. А менеджеры по работе с клиентами всегда будут иметь под рукой актуальные сведения о счетах и платежах своих контрагентов.
С системой групповой работы TeamWox контроль за денежными потоками становится проще!