1С:Управление проектным офисом

На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:

• Анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия. Выявление ресурсных конфликтов между выполняемыми проектами, утверждёнными к выполнению и планируемыми проектами. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе долгосрочного планирования деятельности предприятия;
• Анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. Формирование графической карты проектных вех. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчёт прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия;
• Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчёта можно получить в информационной базе.

Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:

• Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач;
• Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов;
• Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений;
• В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• Моделирование ресурсных ограничений предприятия путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление «узких мест».
• Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» трудовых ресурсов.

Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:

• С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет планом проекта, а «функциональный» руководитель управляет выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учётом выполняемых ролей;
• Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учёта выполняемых ролей.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта;
• Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы;
• Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта;
• Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов;
• Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.);
• Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчёт календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

На уровне проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ проектных задач по срокам, длительности, стоимости, затратам ресурсов;
• Анализ контрольных событий проекта, расчёт прогнозируемых и фактических финансовых санкций.

Управление финансами

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трёх бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета.  Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причём допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Управление знаниями

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта: структурная декомпозиция работ, информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.

В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещён, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

На уровне шаблона проекта система позволяет производить:

• Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах;
• Анализ отклонений (по длительности, трудоёмкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов;
• Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задаётся в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчёт финансовых планов.

Аппаратная защита:

• Конфигурация защищена аппаратной защитой по технологии фирмы Катран. В случае, если ключ аппаратной защиты отсутствует или по каким-то причинам неработоспособен, некоторые функции системы будут работать некорректно.

Некоторые функциональные блоки конфигурации закрыты для модификации пользователем. А именно:

• Модуль расчёта календарных сроков. Модуль содержит алгоритмы расчёта календарных сроков для сложной структуры (с учётом иерархии, связей, исключений). Функция используется в расчёте сроков и актуализации проектов, в оперативном планировании работ, и т.д.;
• Модуль чтения данных MS Project. Модуль содержит функции чтения, разбора и проверки файлов MS Project, а также функции переноса данных из файлов MS Project в информационную базу;
• Модуль формирования сетевых графиков. Модуль содержит алгоритмы формирования сетевых графиков по иерархической структуре элементов (с учётом связей между ними). Функция используется для вывода сетевого графика на панель проекта.
• Все остальные функциональные блоки и объекты конфигурации доступны для модификации и доработок партнёрами фирмы «1С» и конечными пользователями системы.