1С:Предприятие 8. Управление торговлей

"1С:Управление торговлей 8" автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами;
• управление правилами продаж;
• управление процессами продаж;
• управление торговыми представителями;
• управление запасами;
• управление закупками;
• управление складом;
• управление финансами;
• контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

В программе могут регистрироваться как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

"1С:Управление торговлей 8" рассчитана на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

"1С:Управление торговлей 8" — это готовое решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8".

"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С:Бухгалтерию 8".

Использование программы "Управление торговлей" совместно с другими программами позволяет комплексно автоматизировать оптово-розничные предприятия. Программа "Управление торговлей" может использоваться в качестве управляющей системы для решения "1С:Розница 8".

Руководителю предприятия

Руководителю предприятия нужна реальная отдача от системы автоматизации:

• "1С:Управление торговлей 8" повышает эффективность работы предприятия за счет автоматизации рутинных операций, ведения учета в реальном масштабе времени, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Система очень быстро запускается в эксплуатацию и начинает давать результат. При изменении масштабов, подходов к управлению или организации работ на предприятии перестройка системы не требует больших затрат. Это достигается за счет построения бизнес-решений на мощной современной технологической платформе. Важным достоинством системы "1С:Предприятие" является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовы помочь вашему предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.
• Данное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей.

Руководителям и специалистам торговых подразделений:

• В "Управлении торговлей" уделено максимум внимания тому, чтобы обеспечить эффективность вашей ежедневной работы. Широкие возможности подготовки всех необходимых документов, управления товародвижением и ценообразованием, приема заказов и контроля их исполнения, оптимизации складских запасов, анализа товарооборота, планирования закупок и поставок сделают ее вашим надежным помощником — за какое бы направление или участок вы ни отвечали, "1С:Управление торговлей 8" позволит создать в вашей компании единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, поможет сотрудникам работать в команде.

Работникам бухгалтерии и финансовых служб:

• Программы системы "1С:Предприятие" стали индустриальным стандартом учетных решений. Программа "1С:Управление торговлей 8" вобрала все лучшее, что было наработано за годы развития ее предшественниц. Зарекомендовавшая себя на практике функциональность этой наиболее массово применяемой сегодня в стране системы автоматизации торгово-складского учета дополнена целым рядом новых возможностей. Вы получаете новый инструмент, который поможет избавиться от рутинной работы и приблизить учет к потребностям реального бизнеса. При этом регулярная информационно-методическая поддержка фирмы "1С" позволит вести его в соответствии с действующим законодательством. Разумеется, "1С:Управление торговлей 8" позволяет передать необходимые учетные данные в бухгалтерскую систему.

IT-специалистам предприятий:

• "1С:Предприятие 8" предоставляет вам отвечающий самым современным стандартам комплекс инструментальных средств и технологий для разработки, модификации, администрирования и сопровождения корпоративной информационной системы. Все эти средства входят в поставку выпускаемых нами тиражных продуктов "1С:Предприятия 8". Вы без дополнительных затрат получаете точно такие же инструменты, какие используют разработчики фирмы "1С". В результате установленная на предприятии система не будет для вас "черным ящиком". Опыт показывает, что большинству системных администраторов и специалистов по автоматизации достаточно нескольких дней, чтобы освоить принципы построения решений "1С:Предприятия" — после этого вы сможете не только сопровождать, но и адаптировать систему в соответствии с потребностями своих организаций. Немаловажно и то, что вы сможете стать участником профессионального сообщества специалистов по "1С:Предприятию", получить поддержку при освоении системы, использовать возможность разностороннего общения и обмена опытом с многочисленными коллегами. Реальная открытость системы и легкость ее адаптации, широкие возможности масштабирования и интеграции, простота и удобство администрирования и поддержки — все это позволяет вам тратить минимум усилий на решение "низкоуровневых" технологических вопросов и сконцентрироваться на содержательных, творческих задачах автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Специалистам консалтинговых компаний и системных интеграторов:

• Короткие сроки и эффективность внедрения, разумные цены и гибкая лицензионная политика, наработанный комплекс типовых и специализированных решений, развитые средства интеграции — вот только часть достоинств, делающих "1С:Предприятие" отличным "строительным материалом" для создания самых разнообразных информационных систем. Многие консалтинговые компании и системные интеграторы отмечают, что применение "1С:Предприятия" и сотрудничество с фирмой "1С" стали важными факторами успеха их проектов. Снижение проектных рисков, возможность предложить заказчикам конкурентоспособный проект и выполнить его, уложившись в сроки и сметы, — все это позволяет повысить репутацию вашей компании и рентабельность бизнеса, расширить круг клиентов и поставить работу с ними на индустриальную основу.

Управление отношениями с клиентами:

• Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.
• CRM — это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.
• Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства, и в конечном итоге сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию.
• Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.
• Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов — соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.
• Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.
• Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с клиентами как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

• использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;
• хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;
• управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом);
• анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;
• регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса;
• оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;
• проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами;
• регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов;
• анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о клиентах предприятия. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера (досье клиента).

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия.

Сбор и хранение информации о клиентах:

• Конфигурация обеспечивает сбор и упорядочивание больших объемов информации.

Контактная информация

Используется следующая контактная информация о клиентах:

• адреса;
• телефоны;
• адреса электронной почты;
• произвольные сведения.

В карточку клиента можно добавить любое количество дополнительных сведений о клиенте, используя встроенный механизм дополнительных свойств (дополнительных сведений и реквизитов).
В информационную базу может быть введена информация о нескольких контактных лицах, представляющих интересы клиента. Также одно контактное лицо может представлять интересы нескольких клиентов.

Взаимодействия

Предусматривается регистрация всех взаимодействий с клиентом, как планируемых, так и произошедших:

• Регистрируется информация, как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и инициируемая пользователем (исходящая информация).
• Сводную информацию о контактах с клиентом можно просмотреть в окне общего списка взаимодействий. Взаимодействия могут быть сгруппированы по предметам взаимодействия. В программе хранится вся история взаимодействия с клиентом, начиная от первичного звонка до момента заключения сделки и продажи товаров клиенту.
• Регистрацию нового клиента можно производить непосредственно из списка взаимодействий. Для быстрой регистрации используется помощник ввода новых партнеров, с помощью которого регистрируется вся доступная информация о партнере (контактная информация о самом клиенте, его контактных лицах, сведения о юридическом лице клиента).  
• Списки контрагентов разделены в понимании регламентированного учета (юридические и физические лица) и объектов бизнес-взаимодействий (клиенты, поставщики, конкуренты и прочие партнеры). Это позволяет вести учет продаж и истории отношений не только по "формальным" контрагентам, но и по компаниям – группам лиц, "сетевым магазинам", работающим от имени одного юридического лица, самостоятельно работающим подразделениям клиентов и т. д.
• При регистрации нового клиента автоматически контролируется наличие "дублей" клиентов в соответствии с введенной для клиента информацией (наименование, ИНН, телефон, адрес электронной почты и т. д.).
• Поддерживается ведение информации о связях между партнерами и между физическими лицами (контактными лицами) партнеров.
• При заключении сделки с новым клиентом можно быстро проанализировать его связи с другими партнерами компании. Информацию о связях между партнерами компании можно использовать для анализа данных, сбора дополнительных сведений или влияния на клиента.
• По любому клиенту в любой момент времени доступна вся информация о нем: контактная информация, история взаимодействий, информация о продажах и т. д.

Классификация клиентов:

• Прикладное решение содержит средства классификации клиентов по двум критериям: по привлекательности (ABC-классификация) и по стадиям отношений с клиентами (XYZ-классификация). Данные средства классификации предназначены для формирования стратегии отношений.
• ABC/XYZ-классификация является базисом для анализа зависимости от клиентов, лояльности клиентов и BCG-анализа.
• Анализ зависимости от клиентов проводится с помощью ABC-классификации, которая позволяет разбить клиентов на три группы важности по объему продаж (выручке, прибыли или количеству операций по продаже):

1. высокая (класс "А");
2. средняя (класс "В");
3. низкая (класс "С").

• ABC/XYZ-классификация клиентов производится автоматически с помощью регламентного задания.
• Анализ лояльности клиентов проводится с помощью XYZ-классификации, оценка которой базируется на стабильности покупок.

Различаются следующие стадии отношений с клиентами:

• потенциальный клиент;
• разовый клиент;
• постоянный клиент;
• потерянный клиент.

Для стадии "Постоянный клиент" предусмотрена дополнительная классификация по регулярности закупок:

• стабильные закупки (X-класс);
• нерегулярные закупки (Y-класс);
• эпизодические закупки (Z-класс).

Для анализа клиентской базы с точки зрения стадий отношений используется отчет Анализ лояльности клиентов.
С помощью этого отчета можно наглядно оценить соотношение между вновь приобретенными (разовыми) клиентами и потерянными клиентами.

BCG-анализ строится на пересечениях ABC- и XYZ-классификации. Отчет показывает также переходы между классами по результатам текущей и предыдущей классификаций.

Комплексный BCG-анализ позволяет разделить клиентов на различные группы и на основании этих данных строить отношения с клиентами:

• Звезды (AZ). Клиенты, купившие неожиданно много. Их должны обслуживать самые лучшие продавцы, их можно раскручивать на постоянные большие объемы.
• Коровы (AX). Покупают постоянно и много. Их должны обслуживать исполнительные продавцы, точно и аккуратно исполняющие их заказы
• Собаки (CZ). Покупают редко и мало. Лучше не продолжать с ними отношения.
• Вопросы. К этой группе относятся все остальные клиенты. Ее должен мониторить руководитель отдела продаж. Пока непонятно, как с ними поступить, но отнестись к ним нужно внимательно, ведь впоследствии они могут стать звездами или коровами.

Любой показатель в таблице можно расшифровать. Например, можно вывести подробный список потерянных клиентов, чтобы возобновить с ними работу.

Регистрация и отработка претензий клиентов:

• Программа позволяет регистрировать претензии и конфликтные ситуации с клиентом.
• По каждому факту предъявленной претензии можно составить отдельный план расследования причин возникновения претензии.
• Программа позволяет проводить комплексный анализ возникновения претензий и конфликтных ситуаций с помощью разнообразных отчетов.

Оценка эффективности работы менеджеров с клиентами:

• Предусмотрена возможность оценки работы менеджеров по разнообразным критериям с помощью отчета Сравнительный анализ показателей работы менеджеров.

Возможно использование следующих вариантов анализа:

• сравнительный анализ различных показателей работы менеджеров по продажам;
• анализ показателей работы менеджеров по сравнению с предыдущим периодом.
• В отчете настраивается список показателей. Данные в отчете представлены в виде таблиц и графиков. 

Управление правилами продаж

Программа позволяет задавать правила продаж, индивидуальные для клиентов или типовые для групп клиентов: 

• К ним относятся различные условия по оплате, ценовые условия, условия по скидкам.
• Типовые соглашения, определяющие правила продаж для групп клиентов, могут быть детализированы до каждой группы (сегмента) номенклатуры.
• Использование типовых соглашений и сегментов позволяет быстро менять правила продаж и те условия, при которых они предоставляются в условиях конкуренции.

Программа контролирует соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от правил продаж доступна только после дополнительного согласования с руководителями, обладающими правами на отклонение от условий продаж.

Для важных клиентов могут быть оформлены индивидуальные соглашения о правилах продаж.

Условия оплаты

Все возможные варианты оплаты, которые применяются в торговом предприятии, фиксируются с помощью графика оплаты.
Например, 30 % предоплата, 70 % кредит с отсрочкой платежа 5 дней, Полная предоплата наличными, "Кредит  на 2 месяца с выплатой по 50 % в месяц" и безналичным расчетом и т. п.

Условия оплаты, которые применяются при продаже, фиксируются в соглашении.
Фактические этапы оплаты с конкретными суммами и датами заполняются автоматически в заказе клиента в соответствии с графиком оплаты, указанным в соглашении.

Установка цен и условия по ценам

Установка цен:

• Программа позволяет определять различные виды цен товаров.
• При этом предусмотрена возможность назначить алгоритмы расчета цен:

1. на основе данных, хранящихся в информационной базе программы (например, "получить среднюю цену закупки за прошлый месяц…");
2. в виде произвольных формул ("Розничная = Оптовая * 1.2").  

• Правила расчета цен могут быть детализированы до ценовых групп товаров. Для каждой ценовой группы товара может быть задана своя формула расчета. При создании формул расчета можно использовать конструктор формул.
• Расчет цен на основе даннх информационной базе программы предоставляет очень интересные возможности. Например, можно получить данные о минимальной цене рынка на основе зарегистрированных данных о ценах конкурентов и поставщиков.
• При назначении цен программа подсказывает установленные зависимости между ценами.Таким образом, пользователь заранее знает, какие цены ему необходимо изменить после изменения исходных цен. Расчет зависимых цен может производиться в автоматическом режиме после изменения исходных цен. Предусмотрены также дополнительные сервисы по заполнению и расчету цен.

Условия по ценам для клиентов:

• В соглашении с клиентом указываются те цены, по которым продаются определенные ценовые группы товаров (Уточнение цен по ценовым группам), и те цены, по которым продаются все остальные товары (Вид цен). Можно также произвести уточнение цен по конкретным позициям номенклатуры, если это необходимо (Уточнение цен по товарам).
• В соответствии с установленными видами цен заполняются цены при оформлении документов продажи.

Условия по скидкам:

• В программе реализован механизм расчета автоматических скидок (наценок), позволяющий настроить скидки, устанавливаемые для клиентов при соблюдении различных условий, а также правила одновременного применения нескольких скидок.
• Скидки могут быть назначены по определенному сегменту номенклатуры, как в процентном, так и в суммовом выражении. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам номенклатуры.
• Скидки могут быть назначены определенным клиентам или группе клиентов (сегменту партнеров) в рамках оформленных с ними торговых соглашений.Скидки могут назначаться в рамках маркетинговых акций.
• Предусмотрена также возможность предоставления скидок по картам лояльности. При этом могут использоваться как персонифицированные карты лояльности, так и карты общего назначения (например, социальные карты).

Применение правил продаж для различных групп партнеров:

• Для разделения партнеров на группы применяется механизм сегментации. Он позволяет определить устойчивые группы клиентов (например, "дилеры", "дистрибьюторы", "оптовые клиенты", "ненадежные дебиторы"). Для каждой группы клиентов (сегмента партнеров) можно определить свои правила продаж (типовые соглашения).
• Поддерживается ручной и автоматический (при помощи произвольного запроса) способ формирования сегментов.
• Например, при формировании сегментов клиентов можно провести анализ данных о продажах клиентов за предыдущий период и на основе результатов этого анализа изменить сегмент, к которому относится клиент.
• При изменении сегмента для клиента будут автоматически изменены условия продаж в соответствии с тем типовым соглашением, которое действует для данного сегмента партнеров (клиентов). Перевод клиента из одного сегмента в другой может осуществляться автоматически с помощью регламентного задания, расписание выполнения которого настраивается пользователем.
• Аналогичным образом реализованы и сегменты товаров.

Управление процессами продаж:

• В программе полностью отслеживаются процессы управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке.

Управление процессом продаж с использованием сделок:

• Программа позволяет обеспечить выполнение поэтапного процесса взаимодействия с клиентами. При этом автоматически контролируется сквозное прохождение процесса по всем этапам, от первичного контакта до завершения сделки, обеспечивается формирование заданий исполнителям на каждом этапе. В дальнейшем можно проанализировать эффективность выполнения задач по каждому этапу.
• Кроме того, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с ручным перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов, с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и т. д., необходимых при отработке процесса.
• Все начавшиеся продажи (сделки) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи: электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформленные заказы, счета, накладные, дополнительные файлы и т. д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам.
• Использование регламентированных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов, оперативно получать информацию:

1. сроки обработки сделок на этапах процессов продаж;
2. узкие места процессов (количество проигрышей и потерянный потенциал на этапах);
3. вероятностный прогноз поступления денежных средств;
4. графическое (в виде диаграммы «воронка продаж») представление состояния процессов продаж;
5. подробное состояние процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал по этапам процессов продаж;
6. отклонения от средних значений по менеджерам, партнерам и видам сделок.

На основании статистики сделок можно оценить вероятность их успешного совершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продажи, но и подготовку продаж. Кроме того, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, а также производить анализ степени удовлетворения первичного спроса клиентов, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения позволяют фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж.

Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть распечатано в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice). Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту.
Клиент присылает ответ, который фиксируется как коммерческое предложение, введенное на основании исходного коммерческого предложения.
По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

Управление заказами клиентов:

• В конфигурации "Управление торговлей" заказ является "центром управления" всеми последующими действиями по его выполнению.
• Используются статусы заказа (Не согласован, Согласован, К обеспечению, К отгрузке, Закрыт), описывающие этапы прохождения заказа. На основании статуса и сведений об оплате и отгрузке заказа автоматически рассчитывается его текущее состояние готовности (Ожидается аванс, Готов к отгрузке и т. д.).
• В любой момент менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.
• Программа автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя нарушать их пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения такие пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.
• Конфигурация предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности). График может формироваться с учетом выбранного календаря.
• Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Предусмотрено также указание даты оплаты при оформлении отгрузки в кредит без оформления предварительного заказа. Эта задолженность будет отнесена к этапу "Кредит после отгрузки".
• Программа позволяет классифицировать просроченную задолженность по интервалам глубины просрочки. Отчет может быть выведен в виде диаграммы или в виде таблицы.
• На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение (подготовку необходимого товара), отгрузку, оформление документов. При выдаче распоряжений на отгрузку автоматически контролируется факт выполнения обязательств клиента по оплате тех этапов, которые указаны в заказе. Например, распоряжение на обеспечение товаров по заказу клиента не может быть оформлено до того момента, пока клиент не перечислит аванс по заказу.
• В программе контролируется состояние обеспечения по заказам. В любой момент можно проконтролировать текущее состояние обеспечения, как по конкретному заказу, так и по списку заказов, за выполнение которых отвечает конкретный менеджер.
• Программа позволяет автоматически рассчитать даты возможной отгрузки в соответствии с текущим состоянием обеспечения по заказу, датами планируемых поставок от поставщиков в соответствии с транспортными ограничениями поставщика.
• Информация о тех распоряжениях (заказах), по которым может быть оформлена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений. При этом учитывается дата отгрузки, указанная для товаров в заказе клиента.
• Контроль выполнения распоряжений ведется с гранулярностью до отдельных позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжения. Для контроля выполнения распоряжений по отгрузке товаров и оформлению документов используются соответствующие отчеты.
• Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту дается доступ к информационной базе и указывается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнить следующие действия:

• Посмотреть общую информацию о своих заказах.
• Оформить новый заказ.
• Посмотреть состояние ранее оформленных заказов.
• Проконтролировать состояние взаиморасчетов, уточнить свои данные.
• Информация, введенная внешним пользователем, автоматически появляется в информационной базе. Заказы, оформленные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Оформление отгрузки:

• Отпуск товаров клиенту регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг".
• Документ может быть оформлен по одному или нескольким заказам клиентов с нескольких складов.
• Из экранной формы документа можно получить несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Отгрузка товаров с ордерного склада:

• Если ответственность за количественный и финансовый учет разделена между подразделениями предприятия, то для регистрации факта отпуска товаров используется документ "Расходный ордер на товары".
• Этот документ может быть сформирован складским работником на основании документа "Реализация товаров и услуг", предварительно введенного в информационную базу работником финансовой или экономической службы.

Оформление возвратов от клиента:

• Возврат товаров от клиента может быть оформлен по предварительной заявке с заменой товара клиенту.
• При этом предусмотрена возможность регистрации и замены бракованного товара.
• Возврат товаров может быть оформлен и без предварительной заявки с указанием или без указания конкретного документа реализации.
• С помощью отчета Выручка и себестоимость продаж можно проанализировать статистику возврата товаров от клиентов.

Комиссионная торговля:

• Операции приема и передачи товаров на комиссию оформляются в рамках соглашения с установленными видами операций Прием на комиссию и Передача на комиссию.
• Причем с одним деловым партнером может быть заключено несколько соглашений разных видов, одни из которых будут соглашениями купли-продажи, а другие – соглашениями с комиссионером, то есть соглашениями, в которых регистрируются условия приема или передачи на комиссию.
• Так же как при оформлении операций оптовой торговли, условия продаж могут быть назначены группе комиссионеров (типовые соглашения) или определены индивидуально для каждого клиента (магазина), которому товар передается на комиссию.
• Для регистрации хозяйственных операций при приеме и передаче на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи.
• В программе автоматизирован процесс оформления отчетов комитентам и комиссионерам.
• Программа автоматически формирует список тех комитентов, перед которыми мы должны отчитаться за проданные или списанные товары, и на основе этих данных формирует отчет комитенту о продажах или списании товаров.
• Аналогичным образом формируются данные о тех комиссионерах, которые еще не отчитались перед предприятием за проданные товары.
• В документе "Отчет комиссионера о продажах" указывается вариант расчета комиссионного вознаграждения в соответствии с условиями соглашения, заключенного с комиссионером. Сама сумма вознаграждения рассчитывается автоматически.

 

Розничная торговля

С помощью программы можно автоматизировать различные варианты розничных продаж:

• продажа товаров в торговом зале офиса;
• продажа товаров в розницу в собственных магазинах и удаленных торговых точках.

Продажа товаров в торговом зале офиса:

• При продаже товаров в торговом зале офиса можно использовать различное торговое оборудование: контрольно-кассовые машины, сканеры штрихкодов, электронные весы, терминалы сбора данных и т. д.
• При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

1. открытие кассовой смены;
2. оформление чека;
3. прием оплаты от покупателя;
4. закрытие кассовой смены; 
5. передача розничной выручки в кассу предприятия.

• Оплата чека может производиться как наличными, так и с использованием платежных карт.
• В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены.
• После закрытия кассовой смены формируется документ "Отчет о розничных продажах". Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены хранится в информационной базе в виде архивных чеков.
• На основании архивных чеков можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю после закрытия кассовой смены.
• Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.
• Продажа с использованием платежных карт может применяться также в оптовой торговле.

Продажи в удаленных точках (собственных магазинах):

• Программа автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых не ведется компьютерный учет. В качестве примера можно привести небольшие собственные магазины, ларьки и т. д.
• В торговой точке контрольно-кассовые машины используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих правил использования контрольно-кассовой техники. При этом предполагается, что в момент совершения продажи она не регистрируется в программе.

• По завершению периода торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные при продаже товаров покупателю.
• Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа "Отчет о розничных продажах".
• В том случае, если в торговой точке не ведется детальный каждодневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о текущих остатках товаров.
• Отклонения, выявленные инвентаризацией, будут означать объемы продаж за период времени после предыдущей инвентаризации.
• Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, можно зарегистрировать в информационной базе соответственно документами "Списание товаров" и "Оприходование товаров". Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.
• В любой момент программа позволяет проконтролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнить объем розничной выручки с полученной от торговой точки информацией о продажах товаров.
• С помощью различных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках, анализировать оптимальный запас товаров в розничных точках. Для розничных точек можно использовать все те методы управления запасами для расчета оптимального запаса товаров, которые применяются при оптовых продажах.

Управление торговыми представителями:

• В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами): закрепление клиентов за агентами, назначение графика посещения, планирование посещений клиентов, формирование детальных заданий по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов. По результатам отработанных заданий в информационной базе могут быть автоматически созданы заказы клиентов. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и дополнительная информация о клиенте.
• Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных заданий. Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах торгового предприятия. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформленные заказы, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.
• Анализ деятельности торговых представителей производится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.
• На основе "Расширения для карманных компьютеров" реализовано приложение, автоматизирующее работу торгового представителя на КПК. Приложение осуществляет обмен данными с информационной базой конфигурации "Управление торговлей" и позволяет просматривать на КПК полученные задания, отмечать их отработку, просматривать остатки товаров, принимать у клиентов заказы, заполнять авансовые отчеты.
• Обмен с КПК возможен в том числе с использованием нового компонента обмена данными (без использования сервера мобильных приложений.

Управление запасами

Подсистема "Управление запасами" позволяет решать следующие задачи:

• анализ спроса на товары;
• прогнозирование потребностей в товарах;
• расчет объема закупок на основании потребностей и формирование заявок на пополнение товарных запасов.

Анализ спроса на товары:

• Для анализа спроса на товары можно применять АВС- и XYZ-анализ продаж. Проведение АВС-анализа возможно по нескольким показателям. АВС-анализ продаж по объему продаж позволяет произвести распределение товаров на АВС-классы с точки зрения востребованности товаров покупателями. В класс А попадут наиболее востребованные товары, а в класс С – наименее востребованные.
• Проведение XYZ-анализа продаж позволяет определить стабильность продаж товаров. С точки зрения продаж товаров XYZ-анализ позволяет разделить товары на следующие классы – стабильный спрос на товары, тенденции к увеличению спроса на товары, разовые покупки (нерегулярное потребление).
• Проведение совмещенного АВС- и XYZ-анализа позволит определить на основании этих показателей оптимальный метод управления товарными запасами (то есть планировать к закупке только те товары, которые стабильно покупаются и в общем объеме).
• В программе поддерживается несколько методов управления запасами: объемно-календарное планирование на основе прогноза спроса, "заказ по точке перезаказа" (с фиксированным объемом или с регулярным интервалом поставки), "заказ под заказ". Разные методы пополнения могут быть назначены индивидуально каждому товару на каждом складе. Метод управления запасами может быть определен автоматически, на основании ABC/XYZ-классификации запасов. Предусмотрена также возможность ручного изменения метода управления запасами.  
• Пример. В соответствии с проведенной ABC/XYZ-классификацией запасов товары отнесены к группе АX (товары стабильно продаются и имеют высокий товарооборот, то есть приносят торговому предприятию высокий доход). Для таких товаров устанавливается метод "Объемно-календарное планирование". Метод "Заказ под заказ" устанавливается для товаров, которые относятся к группе АZ. По таким товарам на складе не хранится запас, товар заказывается у поставщика только при возникновении потребности клиента (оформлении заказа клиента). Информация о наличии таких товаров на складе фиксируется в отчете как избыточный запас и помечается красным цветом.
• При анализе спроса на товары используются товарные ограничения (нормативный, минимальный, страховой, максимальный запас). Товарные ограничения рассчитываются автоматически с помощью регламентного задания для каждой номенклатурной позиции на каждом складе на основании данных о продажах товаров.
• При расчете необходимого (нормативного запаса) учитываются ожидаемый объем продаж товаров (минимальный запас) и возможные всплески продаж (страховой запас). Для дополнительного страхования от риска нехватки товаров можно вручную установить такой параметр, как максимальный запас товаров.

Прогноз потребностей в товарах:

• При использовании метода управления запасами Объемно-календарное планирование информация о прогнозах потребности в товарах предприятия вводится в документы План продаж и внутреннего потребления. В качестве источников для прогноза спроса на товары можно использовать: данные заказов покупателей, объем продаж за прошедший период времени, объем закупок за определенный период времени и т.п. Можно также учитывать внутренние потребности предприятия (заказы от собственных подразделений, заказы от торговых точек, собственных магазинов, потребность комплектующих для сборки и т. д.).
• При этом предусмотрена как возможность сложения нескольких источников, так и выбор максимального значения из всех источников.
• Например, можно выбрать максимальное значение исходя из объема продаж за предыдущий месяц и всех оформленных заказов на поставку товаров и внутренних заказов за тот же период или аналогичный период прошлого года.
• Список источников данных планирования может быть заполнен произвольным образом. Для заполнения используются шаблоны.
• Информация о планируемых продажах будет учтена при расчете необходимого запаса продаваемых товаров.

Расчет объема закупок на основании потребностей:

• В программе предусмотрены различные способы формирования заявок на поставку товаров. 
• Заказы поставщику могут создаваться как вручную, так и автоматически, на основе анализа возникающих потребностей. Для формирования заказов на основе возникших потребностей используется обработка Управление запасами.
• Работу обработки Управление запасами можно представить в виде следующей схемы.
• С помощью обработки Управление запасами автоматически рассчитывается потребность в запасах по складам предприятия и формируются заказы для удовлетворения этих потребностей (закупка у поставщика, перемещение с другого склада или сборка, для комплекта).
• Расчет потребности выполняется на основании рассчитанных для товаров товарных и транспортных ограничений. В качестве транспортных ограничений могут быть указаны поставщики, у которых товар закупается, или склад, с которого товар может быть перемещен. При этом вводится информация о времени поставки товара (количество дней задержки поставки, дни, когда товар может быть отгружен со склада или закуплен у поставщика). Предусмотрен также такой вариант пополнения запасов, как сборка/разборка товаров.
• При расчете потребностей автоматически учитывается метод управления запасами, который рассчитывается на основании данных о продажах товаров – объемно-календарное планирование, заказ под заказ и т. д. Метод управления запасами определяется на основании ABC/XYZ-классификации товаров.

 

Обработка Управление запасами поможет решить актуальные задачи:

• обеспечить необходимый объем запаса товаров, пользующихся активным спросом;
• прогнозировать спрос товаров с учетом различных источников спроса (например, анализируя объем продаж за прошлый период);
• не хранить на складе лишний запас товаров, которые плохо продаются;
• удовлетворять потребность в таких товарах, если их заказал клиент.

С помощью обработки можно получить информацию о запланированных и просроченных поступлениях, отгрузках, текущем и просроченном дефиците запасов, состоянии запасов по дням в плановом периоде, дате возможной поставки товаров с учетом транспортных ограничений (календаря поставки) поставщика.
В зависимости от выбранного для товара метода управления запасами показываются те данные, которые необходимы для правильного расчета необходимого количества товаров. Например, в случае объемно-календарного планирования в качестве параметров указывается не только информация о количестве товаров, которые предполагается отгрузить по заказу или которые должны поступить от поставщика или с другого склада, но и информация о нормативном запасе, минимальном запасе и прогнозируемом спросе. При расчете количества потребностей выбирается максимальный из указанных показателей.

В соответствии с данными, представленными в обработке, программа автоматически формирует рекомендации о закупке товаров у поставщиков или о перемещении товаров с другого склада.
На основании этих рекомендаций можно автоматически сформировать заказы на поставку товаров, заказы на перемещение товаров и заказы на сборку товаров.

Управление закупками:

• Подсистема "Управление закупками" позволяет решать задачи по контролю срока поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам.
• Программа позволяет регистрировать расхождения при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.

Анализ и выбор поставщиков

По каждому поставщику можно хранить список тех позиций, которые он поставляет, и действующие цены (прайс-лист поставщика):

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Для каждого поставщика можно хранить информацию о соответствии номенклатуры поставщика (названия, артикула) и той номенклатуры, которая заведена в информационной базе предприятия.
Эта информация может быть использована при подборе товаров в заказа поставщику, при формировании печатной формы заказа поставщику, а также при составлении плана закупок (обработка Управление запасами).
В карточку поставщика можно добавить любое количество дополнительных реквизитов.
В дальнейшем эту информацию можно использовать для сравнительной оценки поставщиков.
Для каждого поставщика можно задать график поставки (календарь поставки) и время, которое необходимо для доставки товаров. Эта информация задается в транспортных ограничениях. При этом можно задать как обобщенную информацию для всех поставщиков, так и детализировать информацию по каждому поставщику, складу и даже по каждой номенклатурной позиции.
Данная информация используется для расчета планируемой даты поставки при оформлении заказов клиентов и для планирования даты поставки в обработке Управление запасами.

Взаимодействие с поставщиками

В программе предусмотрен весь цикл работы и осуществления взаимодействия с поставщиками.

При этом предусмотрены две схемы работы:

• оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки.
• оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые определяются в соглашении с поставщиком и уточняются в заказе поставщику.

Работу по заказам поставщику можно представить в виде следующей схемы.
В соответствии с потребностями оформляются заказы и отправляются поставщику на согласование. Поставщик подтверждает факт поставки товаров: указывает сроки поставки товаров и график оплаты. После подтверждения заказа в зависимости от условий оплаты (до момента поставки) или после поставки товаров оформляется и утверждается заявка на оплату.

При поставке товаров фиксируется факт поступления товаров на склад. Финансовые документы от поставщика могут быть оформлены позже. Программа позволяет автоматически фиксировать расхождения при оформлении поставок и оформлять соответствующие документы (акты).

Регистрация и контроль сроков поставки и сроков оплаты:

• Срок поставки товаров указывается в заказе поставщику по каждому товару. Предусмотрено ручное заполнение сроков поставки или расчет сроков поставки в соответствии с условиями доставки по данному поставщику (транспортными ограничениями).
• Контроль выполнения сроков поставки товаров осуществляется в списке заказов. Поставки, у которых просрочена дата, отображаются в списке заказов красным цветом.
• Можно отобрать те заказы поставщиков, по которым просрочена дата поставки.
• График поставки товаров по нескольким заказам поставщикам можно посмотреть в отчете Состояние выполнения заказов поставщикам.
• Для контроля правильности поставок товаров по заказам используется отчет Исполнение распоряжений на поступление, с помощью которого можно проконтролировать, как выполнил поставщик свои обязательства по поставке товаров.

Контроль сроков оплаты и расхода денежных средств:

• Предполагаемые этапы и форма оплаты указываются в соглашении с поставщиком и затем автоматически подставляются в заказы поставщику или документы поступления (если поступление происходит без оформления заказа).
• При необходимости и наличии у пользователя соответствующих прав доступа - порядок оплаты можно скорректировать в заказе.
• Указанные сроки оплаты используются в качестве планируемых дат оплаты в платежном календаре.
• Если на предприятии используется контроль расхода денежных средств, оплата поставщику производится после утверждения заявки на оплату. Контроль расхода денежных средств можно настроить по каждой кассе (расчетному счету).
• Автоматически формируется список тех заказов поставщику, по которым нужно составить заявку на оплату.
• Финансист осуществляет контроль расхода денежных средств, используя платежный календарь.
• С помощью платежного календаря можно проконтролировать доступность платежных средств для оплаты поставщику. При недостатке платежных средств непосредственно из платежного календаря можно сформировать распоряжение на перемещение денежных средств с другого расчетного счета.
• После согласования финансистом руководителю предоставляется список заявок для утверждения.
• Утвержденные заявки передаются бухгалтеру для оформления платежа.
• Оперативный контроль сроков оплаты осуществляется в списке заказов.
• Поставки, у которых просрочена дата оплаты, отображаются в списке красным цветом.
• После регистрации платежа в заказе поставщику оперативно отображается информация об оплате.
• Общую картину взаиморасчетов с поставщиками можно посмотреть в различных отчетах.

 

Регистрация и анализ причины отмены поставки товаров:

• При отказе поставщика поставить ранее заказанные товары, можно зарегистрировать причину отмены поставки в соответствии с тем классификатором, который принят в торговом предприятии.
• Предусмотрена возможность указать одну причину отмены по всем непоставленным позициям.
• Программа позволяет провести комплексный анализ причин срыва поставок: кто из поставщиков срывает поставки товаров, по какой причине произошел срыв поставки.
• В процессе оперативной работы на основе статистических данных об отмене позиций программа позволяет провести оценку того, будет ли вовремя поставлен товар, заказываемый у поставщика.

Оформление поставок товаров от поставщика:

• В программе предусмотрены различные варианты поставки товаров: поступление товаров на условиях предоплаты, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление импортных товаров, поступление товаров по ордерной схеме с последующим оформлением финансовых документов.
• При поступлении товаров могут быть зафиксированы дополнительные услуги и дополнительные расходы, возникающие при поступлении товаров.
• Поступление товаров может быть оформлено в рамках заказа, соглашения или как отдельная поставка товара:

 

1. можно оформить поставку товаров на несколько складов;
2. можно оформить поступление товаров по нескольким заказам;
3. предусмотрено автоматическое распределение поступивших товаров по указанным в документе заказам поставщиков.

• Оплата может производиться в рамках договора, в рамках конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

 

1. предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
2. оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

• В программе реализована схема поступления товаров с постоплатой, то есть оплатой по факту продажи товаров. Такая схема называется прием товаров на комиссию.
• В программе автоматизирован процесс приема импортных товаров. Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения.
• Расчеты с таможней оформляются отдельным документом по поступлению услуг.
• Документ может быть оформлен по отдельному соглашению с оформлением предварительной заявки на оплату. Таможенные пошлины и сборы могут быть оформлены до или после поставки товаров.
• Распределение таможенных пошлин и сборов производится регламентным документом. Таможенные пошлины могут быть распределены на себестоимость или по направлениям деятельности.
• Для анализа поступления импортных товаров и распределения ГТД предусмотрен отдельный отчет.

Контроль расхождений при оформлении поставок товаров:

• Программа позволяет фиксировать расхождения при оформлении поставок товаров по качеству и количеству товаров.
• При наличии расхождений в документе поставки отдельно указывается список фактически поступивших товаров и список товаров в соответствии с финансовыми документами.
• Список фактически поступивших товаров заполняется на странице Товары по факту.
• Список товаров в соответствии с финансовым документом поставщика заполняется на странице Товары по данным поставщика.
• Список расхождений фиксируется на отдельной странице Расхождения.
• Расхождения при приемке товаров могут быть отнесены:

 

1. на расчеты c поставщиком;
2. расчеты со сторонней (транспортной или страховой) компанией;
3. на прочие доходы (излишки)/расходы (недостачи).

• При регистрации расхождений предусмотрена печать унифицированных форм:

 

1. Акт о приемке товаров (ТОРГ-1);
2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2);
3. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ТОРГ-3).

 

Учет услуг и дополнительных расходов при поступлении товаров:

• Услуги и дополнительные расходы фиксируются в документе поступления.
• Услуги могут быть оказаны сторонней организацией и отнесены на заказ поставщику, документ поставки.
• Услуги и дополнительные расходы распределяются по статьям расходов в соответствии с указанной аналитикой:

 

1. на направления деятельности,
2. себестоимость товаров,
3. расходы будущих периодов.

Информацию об оказанных услугах и дополнительных расходах можно посмотреть в отчете Анализ доходов и расходов.

Управление складом

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товаров на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

• управлять остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов;
• вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию;
• детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе;
• учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.);
• задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.);
• учитывать ГТД и страну происхождения;
• оформлять операции сборки/разборки товаров;
• резервировать товары.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.
Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров.
Для ускорения процессов поступления, отгрузки и инвентаризации товаров на складах можно использовать различные виды торгового оборудования: сканеры штрих-кодов, терминалы сбора данных.
В программе реализована схема ордерного складского учета. Она может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком "от электронных распоряжений".
В программе реализовано адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе "мест хранения" (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара.
Система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разупаковкой товара.
Алгоритмы, заложенные в систему, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и сборке, следят за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.
При этом возможно как справочное размещение по ячейкам, когда указывается только в каких ячейках товар в принципе может находиться, так и контроль остатков по ячейкам, когда ведется точный учет по количеству товара в каждой ячейке.
В любой момент можно проконтролировать процесс сборки товаров на складе в соответствии с выданными "электронными" распоряжениями или процесс размещения поступившего товара.
Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Поступление товаров

Схема приема товаров на адресном складе:

• Прием товаров оформляется на основании ранее оформленных распоряжений: заказ поставщику, поступление товаров, возврат от клиента. В качестве распоряжения может также использоваться соглашение с клиентом.
• Оформляются приходные ордера, и товар поступает в зону приемки.
• В зоне приемки осуществляется проверка принятого товара в соответствии с распоряжением.
• По приходным ордерам формируются и распечатываются задания на размещение.
• Товар размещается на складе в нужных ячейках.
• Для повышения эффективности работы в программе предусмотрено рабочее место по приемке товаров.

 

Отгрузка товаров со склада

Отгрузка товаров:

• Распоряжениями на отгрузку являются документы реализации.
• По ним автоматически формируются расходные ордера. Если склад разделен на помещения, то автоматически формируются расходные ордера по каждому помещению, в зависимости от наличия товаров в помещении.
• По расходным ордерам автоматически формируются задания на отбор товаров. При необходимости могут формироваться задания на переупаковку товаров.
• Товары перемещаются в зону отгрузки.
• Данные в расходном ордере автоматически корректируются в соответствии с фактически собранным товаром.
• Проверяется правильность состава отобранного товара по распоряжению.
• Товар отгружается клиенту.
• Для повышения эффективности работы по сборке товаров предусмотрено рабочее место кладовщика по отгрузке товаров.

Инвентаризация товаров:

• Процесс инвентаризации на складе является длительным, он оформляется в программе в рамках приказа на инвентаризацию.
• В программе предусмотрена возможность пересчитывать товар в ячейках без остановки продаж. Ячейки на момент пересчета блокируются. После пересчета товаров регистрируются излишки, недостачи товаров. На основании этих данных анализируется возможность зачета пересортицы товаров.
• В программе предусмотрена обработка, которая позволяет распределить излишки и недостачи по организациям с учетом остатков конкретных организаций и сформировать документы списания и оприходования.

Внутренние перемещения:

• В программе реализована функциональность по оформлению и выполнению внутрискладских операций: перемещение между складскими территориями и помещениями, отпуск товаров на внутренние нужды, операции сборки/разборки. 
• Все эти операции могут оформляться по предварительным заказам или без оформления предварительных заказов.
• Данные о планируемых внутренних перемещениях используются при расчете необходимых запасов товаров.

Серийный учет товаров:

• Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.
• Для каждого вида номенклатуры можно настроить свою политику учета серий товаров.
• Для продуктов можно вести учет по срокам хранения товаров.
• При поступлении товаров вида Продукты указывается срок хранения.
• При отгрузке товаров с различными сроками годности списываются автоматически товары в соответствии с установленной политикой учета серий по принципу FEFO. Программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающим сроком годности (first expire first out).
• Информацию о товарах с истекающим сроком годности можно посмотреть в соответствующем отчете.
• Программа позволяет организовать учет остатков серий товаров. Серией для разных товаров могут выступать различные сущности: бобины кабеля, рулоны ткани, линолеума, производственные партии краски, серии микросхем и т. п.
• Например, при поступлении кабельной продукции указываются серийные номера бобин, на которых намотан кабель, и количество кабеля в метрах для каждой бобины.
• При оформлении отгрузки менеджер, в зависимости от того, сколько метров кабеля необходимо клиенту, определяет номера тех бобин, которые можно отгрузить клиенту.
• Также предусмотрен учет по конкретным серийным номерам товаров. Можно указать серийные номера при отгрузке товаров клиенту.
• С помощью отчета Движение серий товара можно получить информацию о том, в какой момент была зарегистрирована серия (серийный номер, серия, срок годности и т. д.) для конкретного товара, и когда была произведена отгрузка данной серии (товара с серийным номером, определенным сроком годности, номером бобины кабеля).

Контроль запасов на складах:

• Предусмотрена возможность анализа остатков товаров на различных складах.
• Предусмотрены отчеты для получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.
• Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого товара по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемые товары.

Управление финансами:

• Подсистема "Управление финансами" решает задачи планирования и учета денежных средств, управления взаиморасчетами, оценки учета НДС. Результатом деятельности подсистемы является проведение анализа финансовых результатов.

Планирование и учет денежных средств:

• Планирование денежных средств производится с помощью платежного календаря.
• Платежный календарь формируется автоматически на основании данных о планируемых оплатах от клиентов, планируемых выплатах поставщикам, планируемых прочих поступлениях и расходах денежных средств.
• Планируемые остатки денежных средств рассчитываются с учетом несогласованных заявок на расход денежных средств. Платежный календарь позволяет оценить, какие будут остатки денежных средств, если все заявки будут согласованы и утверждены. 

Кассовые операции:

• Прикладное решение автоматизирует взаимодействие между финансовыми службами, контролирующими движение наличных денежных средств, и кассами предприятия – местами хранения наличных денег.
• Кассы строго разделены по организациям и по валюте денежных средств. То есть в одной кассе могут храниться денежные средства только одной организации и только в одной валюте.
• Прикладное решение обеспечивает формирование необходимых платежных документов: приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров.
• Денежные документы могут быть сформированы на основании имеющихся заявок на расходование денежных средств, заказов, счетов на оплату.
• Для оформления платежей предусмотрено специальное рабочее место кассира, в котором отображается список всех неоплаченных документов.
• Пользователь может поправить автоматические внесенные данные и добавить дополнительные сведения. Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа.
• В отдельный вид касс предприятия выделены денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ), используемых при розничной торговле. Операции передачи денежных средств между основной кассой предприятия и денежным ящиком ККМ оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с торговым оборудованием автоматизированных точек розничной торговли.
• Прикладное решение позволяет обслуживать оплату платежными картами. Предусмотрена возможность взаимодействия с эквайринговой системой.

 

Банковские операции

 

Прикладное решение автоматизирует следующие функции:

• оформление и печать банковских документов (платежных поручений, платежных требований и др.);
• регистрацию прихода и расхода денежных средств на банковских счетах;
• контроль состояния банковских счетов;
• анализ движения безналичных денежных средств на банковских счетах предприятия.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия – расчетные счета в банках – отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.
Платежные документы могут быть сформированы на основании хранящихся в базе заявок на расходование денежных средств и планируемых поступлений денежных средств по заказам клиентов, счетам на оплату.
Для оформления платежных документов предусмотрено отдельное рабочее место. В нем отображается список тех документов, в соответствии с которыми нужно оформить платежные документы.
Первичная запись платежных документов в информационную базу означает регистрацию намерений на изменение состояния безналичных денежных средств.
Основанием для регистрации фактической оплаты является выписка с расчетного счета, полученная из банка.
Прикладное решение предоставляет инструмент ускорения регистрации выписки с расчетного счета с обеспечением группового ввода платежных документов в информационную базу.
Дальнейшее ускорение работы с платежными документами обеспечивается средствами взаимодействия с банковскими программами типа "Клиент банка".

Управление взаиморасчетами

В программе реализован раздельный учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками. Ведется раздельный учет по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет). Предусмотрена также возможность детализации расчетов по договорам контрагентов. В документах одновременно указывается информация о партнере, контрагенте и договорах контрагента. Это позволяет вести взаиморасчеты с сетевыми магазинами (несколько партнеров-магазинов, один контрагент-юр.лицо), группой юридических лиц (один партнер, несколько контрагентов) и т. д.

При проведении документов контролируется состояние оперативных взаиморасчетов с клиентами:

• при проведении заказа клиента контролируется наличие необходимой предоплаты, предусмотренной графиком оплаты;
• при изменении или отмене проведения документа поступления денежных средств контролируется изменение состояния взаиморасчетов.

Нельзя изменить документ или отменить проведение документа, если это приведет к нарушению условий оплаты заказов в статусе К обеспечению или К отгрузке.
Предусмотрены операции по распределению оплат по заказам клиентов, перенос задолженности с одного заказа на другой (зачет аванса). Также предусмотрены операции по взаимозачету задолженности между клиентами.
Для сверки взаиморасчетов с партнерами используется Акт сверки. Предусмотрена возможность автоматического создания актов сверки по выбранной группе партнеров.
Дополнительно взаиморасчеты ведутся в разрезе расчетных документов, что позволяет четко увязать документы отгрузки и оплаты между собой, и  в разрезе дат платежей по графику оплат. Соответствующий расчет выполняется автоматически по ФИФО при выполнении регламентного задания Выполнение отложенных движений по расчетам с партнерами.

Учет НДС

Включение в конфигурацию подсистемы учета НДС позволит работникам финансового отдела оценить размер суммы уплачиваемого НДС. Для целей учета НДС реализована поддержка работы тех предприятий, которые переведены на уплату ЕНВД, в том числе и тех предприятий, которые переведены на уплату ЕНВД только в части розничной торговли. Программа также позволяет автоматически регистрировать счета-фактуры на аванс, формировать книгу продаж и книгу покупок по торговым операциям.
Программа позволяет оперативно контролировать правильность введенных данных по учету НДС.
Программа позволяет сформировать книгу покупок и книгу продаж и проконтролировать данные по НДС по торговым операциям.
Информация в виде документов передается в конфигурацию "Бухгалтерия предприятия" для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Анализ финансовых результатов

Финансовые результаты – это итоги хозяйственной деятельности предприятия. Они определяются путем сопоставления расходов с полученными доходами

В программе реализован учет, включающий в себя:

• учет выручки и себестоимости продаж;
• учет прочих доходов и расходов;
• распределение расходов на себестоимость товаров;
• распределение доходов и расходов на направления деятельности;
• учет финансовых результатов;
• анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

В программе поддерживается схема работы, при которой товар закупается на одни организации компании, а продается от лица других организаций ("Интеркампани").
При этом в соответствии с настроенными правилами автоматически подбирается организация-владелец продаваемого товара, оформляется перепродажа товара между организациями внутри компании.
Учет себестоимости в программе ведется в разрезе организаций, что позволяет повысить сопоставимость с бухгалтерским учетом.
Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибуторов), проектам и т. д.
Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности.
Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.
Регистрация и учет прочих расходов осуществляются в разрезе статей расходов и объектов дополнительной аналитики, определяемых статьей расходов.
Настройка дополнительной аналитики может быть выполнена в режиме 1С:Предприятие. Например, дополнительные затраты на закупку или продажу могут относиться на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т. д. Это позволяет, с одной стороны, детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики. 
Прочие расходы при распределении могут быть включены в себестоимость товарных запасов или по настраиваемым правилам списаны на указанные направления деятельности.
Учет прочих доходов реализован аналогично учету прочих расходов.

Контроль и анализ деятельности предприятия:

• Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее разнообразные показатели деятельности предприятия. 
• Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.
• Поддерживается указание целевых значений и допустимых отклонений, сравнение с прошлым периодом, прогноз на будущий период (Мониторинг целевых показателей).
• Предусмотрена возможность показа только важных показателей.
• Каждый показатель может быть расшифрован с помощью детальных отчетов.
• Предусмотрена возможность формирования сводного отчета в печатной форме для предоставления руководителю по всем или по наиболее критичным показателям.
• В программе предусмотрены разнообразные наглядные отчеты, которые позволяют анализировать информацию и принимать решения по различным разделам учета.

Новые технические решения:

• Конфигурация "Управление торговлей" полностью разработана в режиме "Управляемого приложения" платформы "1С:Предприятия 8.2" и использует его новые возможности. Кроме этого, в конфигурации реализован и ряд других технологических новаций.
• В конфигурации полностью переработан механизм проведения документов. Оперативный контроль результатов проведения выполняется уже после формирования движений, в отличие от редакции 10.3 (где контроль выполнялся перед проведением). Это решение позволило полностью разделить логику проведения и логику контроля, радикально упростив соответствующий программный код, что, в свою очередь, важно для облегчения доработок конфигурации, сокращения количества возможных ошибок, наращивания производительности системы.
• При необходимости контроль выполняется и при перепроведении задним числом, и при отмене проведения документа. Например, система не позволит отменить распоряжение об отгрузке товаров в той части, в которой оно уже было выполнено.
• В конфигурации реализована базовая функциональность автоматизации бизнес-процессов – универсальные механизмы настройки процессов, контроля и анализа их выполнения, поддерживающие встроенные в типовое решение бизнес-процессы и позволяющие на конкретном внедрении наращивать их состав с меньшими трудозатратами.
• В конфигурации реализован ряд подсистем, механизмов и технологий, предлагаемых в качестве стандартных для прикладных решений, разработанных в режиме "Управляемого приложения", в частности:

 

1. подключение внешнего оборудования (торгового и др.);
2. печать;
3. формирование документов в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice);
4. работа с файлами;
5. версионирование документов и др.

Сервисные возможности и администрирование

Как было сказано выше, в основе программы "1С:Управление торговлей 8" лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8". С общей архитектурой платформы можно познакомиться здесь. Кроме этого, при разработке базовой функциональности конфигурации "Управление торговлей" используется "1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2". Библиотека позволяет включать готовые функциональные блоки в прикладную конфигурацию.

"1С:Управление торговлей 8" предоставляет следующий сервисный функционал, построенный на подсистемах "1С:Библиотека стандартных подсистем 8.2":

• ведение списка пользователей и управление доступом;
• обмен данными и регламентные задания;
• работа с файлами и почтовыми сообщениями;
• прочие сервисные возможности.