предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
-
централизованное безопасное хранение документов;
-
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
-
учет входящих, исходящих и внутренних документов;
-
учет обращений граждан;
-
учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
-
учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
-
использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
-
обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
-
просмотр и редактирование документов;
-
контроль версий документов;
-
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
-
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
-
автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
-
штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
-
автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
-
условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
-
поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
-
поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
-
присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
-
контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
-
шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
-
настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
-
автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
-
автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
-
загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
-
учет и контроль рабочего времени сотрудников;
-
онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
-
обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.
Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.
"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.
"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Функциональные возможности программы "1С:Документооборот 8 КОРП"
"1С:Документооборот 8 КОРП" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.
Работа с документами
"1С:Документооборот 8 КОРП" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.
Хранение и права доступа
В конфигурации программы
"1С:Документооборот 8 КОРП" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.
Дополнительно к этому все данные конфигурации
"Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.
Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.
Регистрация входящих и исходящих документов
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.
Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.
Регистрация документа сопровождается следующими процессами:
-
учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
-
автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
-
оповещение исполнителей;
-
поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
-
формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
-
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Учет обращений граждан
В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ
"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.
Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты
"Исполнение обращений граждан",
"Структура обращений за период",
"Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".
Учет договоров
В "1С:Документообороте 8 КОРП" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
-
подготовка проекта договора;
-
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
-
учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
-
учет и контроль сроков действия договоров;
-
автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
-
многовалютный учет сумм договоров;
-
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
-
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
-
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
-
расторжение договора.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как
"Список заключенных договоров",
"Договоры с истекающим сроком действия",
"Сопроводительные документы по договору",
"Динамика количества заключенных договоров",
"Динамика сумм заключенных договоров",
"Расторгнутые договоры".
Сканирование
В
"1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.
Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.
Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.
Электронная почта
Любой документ или файл
"1С:Документооборота 8 КОРП" можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
Просмотр, редактирование и контроль версий
Для просмотра и редактирования документов
"1С:Документооборот 8 КОРП" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.
Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на
"рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.
"1С:Документооборот 8 КОРП" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.
Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных
форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.
Шаблоны документов и файлов
В
"1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.
При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
Штрихкодирование документов
В "1С:Документообороте 8 КОРП" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:
-
распечатать на отдельном листе;
-
распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
-
распечатать на наклейке;
-
вставить в электронный документ как изображение.
Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.
Печать регистрационных штампов документов
В
"1С:Документообороте 8 КОРП" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.
Связи между документами
В
"1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.
Несколько резолюций в документах
В карточке документа
"1С:Документооборота 8 КОРП" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом
"Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.
Переадресация входящих документов
В программе
"1С:Документооборот 8 КОРП" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.
Контроль переданных документов
Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.
Бизнес-процессы и работа пользователей
В программе "1С:Документооборот 8 КОРП" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:
-
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
-
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
-
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП" поддерживаются такие варианты согласования, как:
-
параллельное;
-
последовательное;
-
смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
-
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
-
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
-
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
-
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
-
Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
-
Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли
"Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.
Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.
Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.
Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.
Поиск
Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.
В
"1С:Документообороте 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.
Учет рабочего времени и контроль исполнения
Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.
В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
Организация распределенной информационной базы
В
"1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.
Обмен данными с другими типовыми конфигурациями
В "1С:Документообороте 8 КОРП" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":
-
"Управление производственным предприятием", 1.3.6;
-
"Управление торговлей", 11.0.6;
-
"Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
-
"Управление небольшой фирмой", 1.2.2.
Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":
-
"Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
-
"Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
-
"Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
-
"Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
-
"Управление торговлей", редакция 10.
Веб-сервисы работы с файлами
"1С:Документооборот 8 КОРП" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между
"1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе
"1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.
Сравнение версий 1С:Документооборота 8
Программа «1С:Документооборот 8» выпускается в версиях ПРОФ и КОРП
«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
Сравнение функционала
В таблице приводится список функциональных возможностей программы
«1С:Документооборот 8» и их наличие в
версиях ПРОФ и
КОРП.
1С:Документооборот 8 |
ПРОФ |
КОРП |
Общие функции для версий ПРОФ и КОРП |
Учет входящих документов |
|
|
Учет исходящих документов |
|
|
Учет внутренних документов |
|
|
Учет договоров |
|
|
Ведение учета по номенклатуре дел |
|
|
Автоматическая генерация регистрационных номеров |
|
|
Настройка правил учета документов в разрезе видов документов |
|
|
Сканирование документов |
|
|
Распознавание изображений |
|
|
Автоматическая загрузка файлов из каталогов |
|
|
Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел |
|
|
Учет передачи дел в архив, уничтожение дел |
|
|
Учет по организациям |
|
|
Учет по вопросам деятельности |
|
|
Составные бизнес-процессы обработки входящих и исходящих документов |
|
|
Загрузка и отправка документов и файлов по электронной почте |
|
|
Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске |
|
|
Коллективная работа с файлами любых типов |
|
|
Хранение и контроль версий |
|
|
Ведение журнала передачи документов |
|
|
Настройка личного доступа к документам |
|
|
Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности |
|
|
Использование ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов |
|
|
Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ |
|
|
Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ |
|
|
Сложное согласование документов |
|
|
Настройка дополнительных связей между документами |
|
|
Автоматическое заполнение документов по шаблонам |
|
|
Учет нескольких резолюций по документу |
|
|
Учет и контроль переадресации входящих документов |
|
|
Учет и контроль передачи документов |
|
|
Учет затрат рабочего времени сотрудников |
|
|
Многовалютный учет сумм в документах |
|
|
Установка сроков бизнес-процессов с точностью до минут |
|
|
Настройка и использование дополнительных реквизитов |
|
|
Типовые бизнес-процессы (рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, поручение) |
|
|
аблоны бизнес-процессов |
|
|
Распределенная информационная база |
|
|
Полнотекстовый поиск любых данных |
|
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями |
|
|
Обмен данными с типовыми конфигурациями на 8.2 |
|
|
Версионирование объектов |
|
|
Уведомление о задачах по электронной почте |
|
|
Структура организации |
|
|
Дополнительные отчеты и обработки |
|
|
Списки рассылки по корреспондентам |
|
|
Способы доставки |
|
|
Решение вопросов выполнения задач |
|
|
Расширение списка согласующих после старта согласования |
|
|
Последовательное выполнение процесса «Исполнение» |
|
|
Дополнительные реквизиты процессов и задач |
|
|
Список последних обращений к данным |
|
|
Расширенный полнотекстовый поиск |
|
|
Нумерация по связанному документу |
|
|
Размещение файлов в томах по условиям |
|
|
Автоматическая очистка устаревших версий |
|
|
Учет недействительных пользователей |
|
|
Рабочие группы |
|
|
Встроенный текстовый редактор |
|
|
Бизнес-события |
|
|
Изменение срока действия документов |
|
|
Комплекты документы |
|
|
Визы согласования |
|
|
Интеграция с локальным почтовым клиентом |
|
|
Функции, доступные только в версии КОРП |
Штрихкодирование документов и файлов |
|
|
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов |
|
|
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам |
|
|
Печать регистрационного штампа |
|
|
Принятие задач к исполнению |
|
|
Настройка и использование условий маршрутизации |
|
|
Периодические бизнес-процессы |
|
|
Учет и использование графиков работы |
|
|
Иерархия бизнес-процессов |
|
|
Остановка бизнес-процессов |
|
|
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборота 8» из других приложений |
|
|
Категоризация данных |
|
|
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам |
|
|
Перенос сроков выполнения задач |
|
|
Протоколирование работы пользователей |
|
|
Рабочий стол руководителя |
|
|
Комплексные процессы |
|
|
Автоматическая рассылка отчетов |
|
|
Управление мероприятиями |
|
|
Обсуждения |
|
|
Встроенная почта |
|
|
Проекты |
|
|
Межведомственный (межорганизационный) электронный документооборот (МЭДО) |
|
|