Как правильно вести учет нематериальных активов компании. Учет программного обеспечения

Порядок во всем. Важность учета лицензий на программное обеспечение

Беспорядок и халатное отношение к учету нематериальных активов компании приводит к негативным последствиям, так, например, в случае проверки правоохранительными органами, Вы не сможете вовремя представить необходимые документы, подтверждающие права на использование установленного программного обеспечения (как правило, это приводит к остановке работы всего офиса). Из-за отсутствия учета лицензий программного обеспечения компании часто покупает излишек лицензий (лицензии возврату и обмену не подлежат, перерасход денежных средств на лицо). Учет лицензий позволяет вовремя продлять лицензии технической поддержки и обновлений, а также дозакупать лицензии по специальным ценам. Программное обеспечение относиться к нематериальным активам, любой актив всегда должен быть учтен в финансовых отчетах и бухгалтерии. 

Учет нематериальных активов компании

О важности учета рассказали, теперь коротко о том, как выполнить учет программного обеспечения и что для этого нужно. Для того, чтобы навести порядок в учете ПО необходим  квалифицированный сотрудник и небольшой отрезок времени, за который он выполнит аудит. В большинстве мелких компаний такого специалиста нет, или он не обладает достаточной компетенцией, поэтому руководители заказывают ИТ-аудит. Если вы уверены в штатном сотруднике, на которого возложена миссия по наведению порядка, запаситесь терпением, и подождите пока он:

• соберет и опишет сведения о сети, инфраструктуре;
• проведет полную инвентаризацию ПО (для этих целей лучше всего использовать специальные программы, такие как Microsoft Software Inventory Analyzer и др.);
• посчитает купленные лицензии, сравнит их с уже установленными на ПК, проверит легальность лицензий;
• разработает типовые конфигурации рабочих мест, приказы, правила, инструкции (и другие документы) по использованию ПО;
• докупит лицензии до необходимого количества, удалит с компьютеров компании лишний (нелицензионный) софт, установит ПО на компьютеры в соответствии с типовыми конфигурациями,  подпишет необходимые внутренние документы (регламенты, инструкции, правила использования, приказы), доведет необходимую информацию до всех сотрудников.

Порядок учета лицензионного программного обеспечения в организации

Шаги первоначального аудита и учета лицензионного ПО сделаны, теперь необходимо поддерживать эту информацию в актуальном состоянии. Для последующего поддержания порядка необходим ряд «профилактических» действий:

• разработать политику использования ПО, подписать у руководителя и донести ее информацию до сведения сотрудников (таким образом можно существенно снизить шанс попадания нелицензионного ПО на компьютеры компании, а сотрудники будут в курсе штрафов за установление подобного софта);
• разработать, выпустить и довести до ведома сотрудников приказ об обязательном использовании лицензионного ПО, о порядке установки (инсталляции) и удаления, довести до сведения о наказаниях за использование нелицензионного софта;
• проводить регулярную инвентаризацию (раз в 6 месяцев, минимум), проверять соответствие установленных лицензионных продуктов с установленным на ПК;
• поддерживать и вовремя обновлять базу данных лицензий, хранилище документов подтверждающих легальность использования ПО. Назначить ответственного сотрудника, который будет следить за четкой работой и своевременным пополнением информации в базе данных (при проведении проверок этот сотрудник сможет оперативно предоставить всю необходимую информацию руководству компании и проверяющим органам).

Читайте статью "Управление лицензиями (SAM)".

Если вы не уверены в четком исполнении каждого из пунктов, обратитесь к профессионалам, которые в кратчайшие сроки выявят реальное положение дел с лицензионным ПО на вашем предприятии.