News
Приобретая лицензионное программное обеспечение, конечный пользователь получает набор бухгалтерских и юридических документов, удостоверяющий его легальность, об этих документа пойдет речь в данной статье.
Проверка легальности программного обеспечения рано или поздно коснется каждой компании. Специалисты «Softwizard» подготовили информацию, прочитав которую Вы будете знать, какие документы предоставить проверяющим органам в случае проверки.

Документы подтверждающие легальность по

Чтобы подтвердить легальность купленного ПО необходимо, прежде всего, иметь лицензию на каждый установленный программный продукт. Обычно корпоративные лицензии распечатаны на бумаге, в лицензии указан(ы) программный(ые) продукт(ы), количество приобретенных экземпляров и реквизиты конечного пользователя. Формат лицензии определяет производитель программного обеспечения, поэтому лицензии от разных вендоров, скорее всего, будут иметь разный вид. При электронной поставке, пользователь получает лицензионный ключ для активации программного продукта, мы советуем распечатывать на бумаге все электронные лицензии и складывать в папку с соответствующими документами.

По мимо подтверждения прав на использование программных продуктов (лицензии на программное обеспечение) проверяющим органам следует предоставить документы, удостоверяющие факт его приобретения.

Набор юридических и бухгалтерских документов:
  • счет;
  • договор поставки;
  • лицензионный договор;
  • счет-фактура;
  • накладная (для физических поставок);
  • акт приема-передачи прав.

Хорошим дополнением к вышеперечисленному набору документов станут распечатанные тексты лицензионных соглашений (EULA), это рекомендация дается большинством производителей. Не стоит забывать и про специальные наклейки (сертификат подлинности (COA)) и другие признаки доказательств легальности ПО, так, например, для подтверждения легальности коробочных версий продуктов пользователь должен предоставить содержимое и саму упаковку каждого программного продукта. Чтобы не пропустить важные детали, внимательно читайте правила лицензированияусловия лицензионного договора (другие договора, акты приема-передачи прав) и тексты лицензионных соглашений с конечным пользователем. 

Встречные проверки

При необходимости проверяющие органы делают официальный запрос поставщику (в данном случае нам — «Softwizard») для проверки договорных отношений с производителем или дистрибьютором (вся цепочка договоров, вплоть до договора дистрибьютор-производитель). Для канала продаж конечный пользователь — реселлер — производитель (без дистрибьютора) цепочка договоров немного меньше. Наша компания является официальным представителем ведущих мировых производителей программного обеспечения, мы имеем полное юридическое право продавать продукцию, представленную в нашем каталоге. В случае встречных проверок мы предоставим авторизационные письма и всю необходимую цепочку договоров в самые кротчайшие сроки.

В большинстве случаев параллельно проверяются финансовые документы. Правоохранительные органы могут запросить информацию у банка, обслуживающего вашу организацию, на факт совершения платежа со счета компании для покупки ПО. Если подобная информация не будет найдена, или окажется, что софт оплатила другая компания, будет инициирована дополнительная проверка по факту наличия необходимых документов на перепродажу (что в большинстве случаев запрещено!), дарение и т.д. Так же проверяющие часто прибегают к проверке легальности ключей программных продуктов, соответствию ключей редакциям и языковым версиям, установленным на компьютерах проверяемой организации.

Как вы уже поняли, в случае проверки необходимо собрать большое количество документов, поэтому мы рекомендуем вести учет программного обеспечения и других нематериальных активов в компании.
 
Более подробная информация о лицензировании программного обеспечения находится в разделе — «Лицензирование».